Änderung in Polen zum 01.01.2022: Einführung der strukturierten Rechnung und des E-Rechnungs-Systems (KSeF)

Allgemeines

Mit Wirkung zum 01.01.2022 sind in Polen eine neue Art von Rechnung, die sog. strukturierten Rechnungen, sowie das System KSeF, über das diese ausgestellt und empfangen werden können, auf freiwilliger Basis eingeführt worden. Jedoch hat die polnische Regierung bereits angekündigt, dass ab dem 01.01.2023 die Verwendung strukturierter Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen in Polen bei B2B-Umsätzen eingeführt werden soll.

Die strukturierte Rechnung stellt eine Art elektronische Rechnung dar und gilt seit dem 01.01.2022 neben anderen elektronischen Rechnungen sowie Papierrechnungen. Konkret werden sie als eine Rechnung, die über das nationale E-Rechnungs-System ausgestellt wird und der eine Nummer zur Identifizierung in diesem System zugewiesen wird, definiert.

In dem speziellen IT-System KSeF können die strukturierten Rechnungen ausgestellt, empfangen und aufbewahrt werden. Dieses ist sowohl von Umsatzsteuerpflichtigen als auch von Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, sowie steuerpflichtigen Unternehmen, die in Polen für ein spezielles OSS-Verfahren identifiziert wurden und eine polnische Umsatzsteueridentifikationsnummer besitzen, zu verwenden.

Datum der Ausstellung und des Eingangs der strukturierten Rechnungen

Eine strukturierte Rechnung gilt an dem Tag ausgestellt, an dem sie an das KSeF übermittelt wird. Bei dem Rechnungsempfänger gilt als Datum des Eingangs der strukturierten Rechnung jedoch das Datum, an dem das KSeF der Rechnung eine Identifikationsnummer zuweist.

Es erfordert eine Zustimmung des Empfängers, dass die strukturierten Rechnungen über das KSeF übermittelt werden. Verweigert der Empfänger dies, behält der Rechnungsaussteller das Recht, die strukturierte Rechnung im System auszustellen und auf eine andere mit dem Empfänger vereinbarte Weise zu übermitteln, wie z.B. per E-Mail oder in Papierform.

Bei Korrekturen der strukturierten Rechnung durch den Austeller müssen diese Änderungen ebenfalls in Form einer strukturierten Rechnung ausgestellt werden. Dabei hat dieser die Änderung der Steuerbemessungsgrundlage und des Umsatzsteuerbetrags bereits in dem Abrechnungszeitraum zu ändern, in dem er die Korrektur ausgestellt hat. Der Abnehmer ist dagegen verpflichtet, die Vorsteuer zum Zeitpunkt des Eingangs der Rechnung im System zu berichtigen.

Anreiz und Vereinfachungen für den Steuerpflichtigen

Um die Steuerpflichtigen zu motivieren, dieses neue Rechnungsausstellungsverfahren zu nutzen, ist für Steuerpflichtige, die nur strukturierte Rechnungen ausstellen, eine kürzere Frist für die Mehrwertsteuererstattung von 60 auf 40 Tage eingeführt worden.

Außerdem werden diese Steuerpflichtigen von der Pflicht zur Aufbewahrung und Archivierung der Rechnungen befreit. Hingegen werden die Rechnungen im KSeF automatisch für 10 Jahre gespeichert.

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