BFH zu den Anforderungen an den Buchnachweis

Anmerkung zu: BFH, Urt. v. 28.08.2014, V R 16/14; Verbuchung von Ausfuhrlieferungen auf einem separaten Konto unter Bezugnahme auf die jeweilige Rechnung kann ausreichen, um den Buchnachweis nach § 6 Abs. 4 UStG i.V.m. § 13 UStDV dem Grunde nach zu führen.

Praxisproblem

Für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen, aber auch für innergemeinschaftliche Lieferungen ist die ordnungsgemäße Nachweisführung notwendig. Auch wenn der Buch- und Belegnachweis nach höchstrichterlicher Rechtsprechung keine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung mehr ist, so muss dennoch der objektive Beweis über das Vorliegen der Voraussetzungen der Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen (§ 6, § 4 Nr. 1 Buchst. a UStG) sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a, § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG) erbracht werden.

Bei Ausfuhrlieferungen sind grundsätzlich nach § 8 ff UStDV durch Belege (Belegnachweis) und gem. § 13 UStDV durch Aufzeichnungen (Buchnachweis) die Nachweise zu führen. Erfüllt der Unternehmer den Belegnachweis (spätestens bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht – Abschluss der Tatsacheninstanz) und den Buchnachweis bis zu dem Zeitpunkt, zu dem er eine Voranmeldung für den Voranmeldungszeitraum der Ausfuhrlieferung abzugeben hat, ist er berechtigt, die Lieferung als steuerfrei zu behandeln.

In dem streitgegenständlichen Verfahren stritt die Klägerin mit dem Finanzamt darüber, ob der Buchnachweis zumindest dem Grunde nach bis zur Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuer-Voranmeldung geführt war.

Sachverhalt

Die Klägerin lieferte Gegenstände ins Ausland und behandelte sie gem. § 6 UStG steuerfrei. Sie verbuchte die Ausfuhrlieferungen auf einem separaten Konto und nahm dabei Bezug auf die jeweilige Rechnung. Das Finanzamt ging im Anschluss an eine Außenprüfung davon aus, dass die Klägerin den Beleg- und Buchnachweis nicht erbracht habe und die Lieferungen somit steuerpflichtig seien. Sammelbezeichnungen reichten nach Ansicht der Verwaltung für einen buchmäßigen Nachweis nicht aus. Zudem betrachtete der Betriebsprüfer das Fehlen eines Warenausgangsbuches gem. § 144 AO als Mangel für die Anerkennung der Steuerbefreiung. Außerdem sei die gesamte Buchführung nicht als ordnungsgemäß anzusehen. Das Finanzamt änderte folglich durch die Bescheide die Steuerfestsetzung für die Jahre 2007 und 2008 und erhob Umsatzsteuer nach.

Die Klägerin ergänzte den Belegnachweis und vervollständigte den Buchnachweis durch Anlagen während des finanzgerichtlichen Verfahrens.

Entscheidung

Der BFH entschied, dass die Lieferungen der Klägerin steuerfrei sind. Der Belegnachweis sei vor dem Schluss der letzten mündlichen Verhandlung erbracht bzw. vervollständigt worden. Der Buchnachweis nach § 13 UStDV sei dem Grunde nach durch die Buchung der Umsätze auf einem separaten Konto unter Bezugnahme auf die jeweilige Rechnung rechtzeitig angelegt gewesen. Es komme nicht darauf an, dass ein zusätzliches Warenausgangsbuch gem. § 144 AO geführt werde. Eine Ergänzung des Buchnachweises sei demnach nachträglich noch möglich gewesen. Liege im maßgeblichen Zeitpunkt der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht der Beleg- und Buchnachweis vor, sei das Vorliegen der Voraussetzungen der Steuerfreiheit gem. § 6 UStG zu vermuten. Das Finanzamt hingegen habe diese Vermutung nicht erschüttert.

Praxishinweis

Diese Entscheidung verdeutlicht einmal mehr, dass der Buch- und Belegnachweis in vielen Außenprüfungen derzeit einer kritischen Überprüfung durch die Finanzverwaltung unterzogen wird. Die ordnungsgemäße und zeitnahe Führung eines ordnungsgemäßen Buch- und Belegnachweises ist daher für exportierende Unternehmen besonders wichtig. Zudem erspart dies spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung und ggf. notwendigen Aufwand in der Vervollständigung und Ergänzung.

Besonders wichtig ist die Entscheidung für alle Unternehmen, deren Buchnachweis kritisiert wurde/wird, da nunmehr klargestellt ist, dass sofern dem Grunde nach der Buchnachweis (mittels Verbuchung auf separatem Konto unter Bezug auf die Ausgangsrechnung) geführt ist, eine Ergänzung auch nachträglich möglich ist. Die Betriebsprüfungspraxis ist bisher regelmäßig restriktiver gewesen.

Die Entscheidung sollte zum Anlass genommen werden, um die unternehmensinternen Abläufe beim Buch- und Belegnachweis für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung einmal kritisch zu prüfen. Hier ist das Etablieren von Compliance-Strukturen oder Checklisten in den betroffenen Abteilungen eine erhebliche Vereinfachung zur Vermeidung von Steuerstreitverfahren.