FinMin SH: Ergänzung zur Gelangensbestätigung/Tracking-and-Tracing-Protokolle bei Übermittlung auf elektronischem Weg

FM Schleswig-Holstein, Kurzinformation v. 21.02.2014, VI358-S7141-024

Das BMF hat im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden zu der Frage Stellung genommen, ob Belegnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen in Form von Excel- oder csv-Dateien übermittelt werden dürfen.

Eine Gelangensbestätigung kann gem. Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE auf elektronischem Weg übermittelt werden, z.B. per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax, per Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI). Aufgrund der Verweise auf Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE in Abschn. 6a.5 Abs. 2 Satz 7, Abs. 4 Satz 4 und Abs. 5 Satz 2 UStAE gilt dies entsprechend für Versendungsbelege, Spediteurbescheinigungen und Tracking-and-tracing-Protokolle.

Konsequenterweise kann die Übermittlung von z.B. einem Tracking-and-tracing-Protokoll oder einer Gelangensbestätigung ggf. auch mittels Excel-Datei oder als Datei im csv-Format elektronisch durchgeführt werden. Von Relevanz ist hierbei, dass eine E-Mail, ein Download-Protokoll oder bspw. eine Datei als Anhang einer E-Mail stets im Original elektronisch oder in ausgedruckter Form aufbewahrt wird. Im Original bedeutet, so wie sie/es bei dem nachweispflichtigen Unternehmer angekommen ist, denn ausschließlich auf diesem Wege wird die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft gewährleistet.

Des Weiteren ist in Abschn. 6a. 4 Abs. 6 UStAE ausgeführt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (vgl. Anlage zum BMF-Schreiben v. 07.11.1995, BStBl. I, 738) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (vgl. BMF-Schreiben v. 16.07.2001, BStBl. I, 415, und v. 14.09.2012, BStBl. I, 930) unberührt bleiben. Dies hat zur Folge, dass es nicht grundsätzlich ausgeschlossen ist, dass z.B. Excel-Dateien als Belegnachweis anerkannt werden können.

Ebenso wurde auf die Frage eingegangen, ob bei Warenlieferungen, welche innerhalb eines Konzerns stattfinden, als Belegnachweis die im EDV-System dokumentierte Wareneingangsbuchung einer ausländischen Konzerngesellschaft anerkannt wird.

Die o.g. Wareneingangsbuchung kann alleine nicht als Form einer Gelangensbestätigung anerkannt werden. Dies sei bereits damit zu begründen, dass es an der Vollständigkeit der Angaben, welche gem. § 17a Abs. 2 UStDV zusammen eine Gelangensbestätigung bilden, fehlt. Abgesehen davon muss der liefernde Unternehmer über den Belegnachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung verfügen.